独家释疑丨与贸易电子单证有关的问题

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问:贸易外汇收支可以提交电子单证作为审核依据吗?

答:根据货物贸易和服务贸易的相关法规,货物贸易外汇收支所指说的电子单证,是企业提供的符合现行法律法规规定,且被银行认可并可以留存的电子形式的合同、发票、报关单、运输单据等有效凭证和商业单据,其形式包括系统自动生成的电子单证、纸质单证电子扫描件等。服务贸易外汇收支所指的电子单证,是符合法律法规规定且被金融机构认可的电子形式的交易单证。
外汇局允许企业采用电子单证方式办理货物贸易、服务贸易外汇收支,允许银行审核电子单证。货物贸易方面需要注意的是,企业和银行应按照《国家外汇管理局关于规范货物贸易外汇收支电子单证审核的通知》(汇发〔2016〕25号,下称“25号文”)的有关规定,在满足条件后才能进行操作。

问:企业、银行采用电子单证方式办理货物贸易外汇收支,需要满足什么条件?

答:采用电子单证方式办理货物贸易外汇收支,应以交易真实、业务合规和风险可控为原则。就办理货物贸易电子单证审核业务的银行而言,其需满足的条件主要是门槛要求:经办银行必须是近三年外汇管理考核在B类(不含B-)及以上的,同时要具有完善的风险防范内控制度,具备接收、储存电子单证的技术平台或手段,且相关技术能够保证传输、储存电子单证的完整性、安全性。此外,除要满足对纸质单证的审核要求外,银行有义务对电子单证的唯一性进行识别,避免同一电子单证以及与其相应的纸质单证被重复使用。
对于采用电子单证方式办理货物贸易外汇收支的企业而言,其需具备的条件包括:货物贸易分类结果应为A类,且取得营业执照满2年,在经办银行办理外汇收支的合规性和信用记录良好,能够保证提交电子单证的真实、合法、完整,并具备发送、储存电子单证的技术条件;此外,企业还应具备银行出于风险管控要求的其他条件。
特别要注意的是,离岸转手买卖外汇收支业务不能采用电子单证的方式办理。

问:银行采用电子单证方式办理货物贸易外汇收支,如何进行单证签注和档案留存?

答:根据25号文的规定,银行应完整储存证明企业交易真实、合法的电子单证等相关信息5年备查。由于银行也是以电子方式存储相关档案,因此无需也无法对电子单证进行签注。
特别需要注意的是,银行应每年不定期抽查企业原始交易单证的真实性及其与相应电子单证的一致性。如果发现企业提交的电子单证不真实,或有重复使用电子单证的,应自发现之日起,为其办理业务时停止审核电子单证,同时报告所在地国家外汇管理局分支机构。
简单概括,即“留存电子单证、不签注,打印留存、按纸质单证签注”。

问:银行采用电子单证方式办理服务贸易外汇收支,如何进行单证签注和档案留存?

答:服务贸易采用电子形式交易单证的,银行审查认可后应当打印纸质文件留存,并在纸质文件上签章。由境内机构和境内个人单方面提交的网络下载打印或传真的交易单证,应由提交人在其上加盖具有法律效力的印章或签字证明。
简单概括,即“电子单证、纸质留档,谁提交、谁签章,银行认可打印、银行签章”。

问:银行采用纸质单证方式办理货物贸易外汇收支,如何进行单证签注和档案留存?

答:业务单证签注的主要目的,是防范企业重复收付汇。根据《货物贸易外汇管理指引实施细则》(汇发〔2012〕38号附件2)的规定,金融机构按规定审核货物贸易相关单证后,应当在单证正本上签注收付汇金额、日期并加盖业务印章,同时留存相关单证正本或复印件备查。其中,以信用证、托收方式结算的,应按国际结算惯例审核有关商业单据并进行签注,以免造成单据不清洁、境外交易企业不接受等情况,影响企业正常收付款。
简单概括,即“审什么、签什么,审几个、签几个,签正本、留正本或复印件”。

问:银行采用纸质单证方式办理服务贸易外汇收支,如何进行单证签注和档案留存?

答:原则上,对于交易单证只用于一次性办理服务贸易外汇收支业务的,银行可不在原始凭证签章。对于交易单证用于分次办理服务贸易外汇收支业务的,金融机构每次应在审查后的交易单证上注明金额、日期,并加盖业务印章。
特别要注意的是,在服务贸易项下付汇,如果是同一合同分次对外付汇,且每次付汇金额超过5万美元,则企业须在每次付汇前办理税务备案手续(提交《税务备案表》)。但只需在首次付汇备案时提交合同(协议)或相关交易凭证复印件。
简单概括,即“一次性办结、可不签,分次办理、每次都签,备案表只能用一次”。

问:银行在审核企业电子单证时,如果无法确认业务的真实性、一致性,应如何处理?

答:银行应加强真实性审核,自主、审慎地选择进行电子单证审核的企业。银行在审核中如果认为企业提交的电子单证无法证明交易真实合法或发现与其申请办理的外汇收支不一致,应要求企业提交原始交易单证及其他相关证明材料,并在审查完毕后,留存经审查的单证备查;银行审核纸质原始交易单证的,应按照现行货物贸易外汇管理规定进行签注和留存。

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